職場でよく耳にする「摘要」という言葉について解説します。
特に会計や経理の領域で頻繁に使われる一方、日常生活ではあまり見かけない言葉ですね。
実際、多くの人がその意味を正確に理解せずに使用していることも少なくありません。
また、「備考」という言葉も同様によく使われますが、これら二つの言葉の違いについて説明するとともに、書類や伝票に設けられる「摘要欄」に何を記入するのが適切かについても見ていきましょう。
「摘要」の定義
「摘要」とは、文書や話の中から重要なポイントを抽出して記録する行為、またはその記録自体を指します。
この語は「てきよう」と読み、漢字の「摘」には「選び出す」や「明らかにする」といった意味があり、「要」には「必要な点」や「集約する」という意味が含まれています。
したがって、「摘要」とは重要なポイントを選んで記録に残すことを意味しています。
「摘要」の活用法
「摘要」は重要なポイントを抽出して記録するために、さまざまな文書や伝票、報告書などで広く使われています。
具体的な使用例を見てみましょう。
- 伝票の摘要欄が空白で、内容が確認できない。
- 長い会議の要点を摘要する。
- 提出されるレポートに摘要を付け加える。
- 法案の主要な内容を摘要して作成する。
「備考」との差異
「摘要」と「備考」はどちらも文書に追加される情報ですが、その用途と重要性に違いがあります。
- 「摘要」は文書の重要なポイントを短くまとめたもの。
- 「備考」は補足情報として追加される内容。
「摘要」は文書の中心となる内容を簡潔に示し、読者が主要なポイントをすぐに把握できるようにします。
一方、「備考」は文書の理解を深めるための補足情報を提供し、本文にはないが参考になる情報を含みます。
このため、「摘要」は文書全体の理解に直接関連し、より重要視されることが多いです。
対照的に、「備考」は文書の理解には直接的な影響を与えない場合もありますが、重要な補足情報を提供します。
- レポートに摘要を加える（レポートの主要な内容やポイントが読者に伝わるようにするため）
- レポートに備考を加える（本文を補足する参考情報として）
「摘要欄」にはどのような内容を記入するのか？
文書や伝票に設けられた「摘要欄」について解説します。「摘要」とは、重要なポイントを簡潔に記録することを意味します。この欄は、その名の通り、要点を簡潔に記述するためのスペースです。
特に会計業務において「摘要欄」は頻出します。
例えば、帳簿や伝票において取引の詳細を記入する際、具体的な情報が求められます。仕訳帳に「交際費」と記入した際には、単に会計科目だけでなく、「△△屋での飲食代、○○商事の××氏と」といった形で関連する詳細を追記することが一般的です。
企業によって記述の詳細度は異なりますが、摘要欄は読者が主要な内容を速やかに理解できるように設計されています。
また、「摘要」と「備考」の違いに触れると、これらの間には明確な区別があります。
「摘要欄」は文書の核心を簡潔に示す場所であり、一方「備考欄」は本文の内容には直接含まれない追加情報を提供するためのものです。
例えば、履歴書においては、本文である職歴の詳細に加えて、勤務条件などの希望を備考欄に記入します。
「摘要」の同義語
「摘要」の同義語として以下のような言葉があります。
- 要旨：述べられた内容の重要な部分
- 大意：話や文の主要な点
- 概要：論点や要点を短く整理したもの
- 概括：内容の要点をまとめる行為
- 大略：事の大部分を簡略に述べること
- あらまし：大まかな概略
- レジュメ：特に学術的な発表や講演の要旨を示すもの
- ダイジェスト：作品などの要約された内容
まとめ
「摘要」は重要な情報を抽出して記載することが目的です。
摘要欄に記入する際は、文書の核心を捉え、簡潔に表現することが重要です。
日常業務でしばしば遭遇するこの用語について、正しく理解し活用することが求められます。
